أوفيس 365 للطلاب: كيف تحمي واجبك من الضياع بالحفظ التلقائي وسجل الإصدارات

إعداد فريق تسوى التحريري، من المصادر الرسمية المذكورة في آخر الدليل. كيف نكتب أدلتنا

الساعة الحادية عشرة ليلاً، وتسليم تقرير المختبر عند منتصف الليل. تحذف فقرتين لتختصر، ثم تكتشف أنك حذفت الجدول معهما، وقد أغلقت الملف. هذا يحدث للجميع تقريباً، وسببه عادة أن الملف كان على سطح المكتب وحيداً بلا نسخ.

ما برامج الاوفيس للطلاب وهل هي مجانية؟

تذكر مايكروسوفت أن طلاب وأساتذة المؤسسات المؤهلة يستطيعون الحصول على Office 365 A1 مجاناً ببريد مدرسي صالح.³ لكن التأهل مرتبط بترخيص جامعتك، لذلك لا تفترض شيئاً. افتح صفحة تقنية المعلومات في جامعتك أو اسأل مكتبها عن الحساب الذي يمنح الطلاب أوفيس وحجم التخزين المتاح. وإذا لم توفر جامعتك ذلك فقد يكون في خصومات الطلاب في السعودية ما يخفف الكلفة.

تذكر الصفحة نفسها أن الخدمات المرتبطة بالبريد المدرسي، ومنها ون درايف، تتوقف حين تغادر المؤسسة.³ فلا تجعل ملف تخرجك الوحيد داخل حساب جامعتك دون نسخة تحتفظ بها خارجه.

أين أحفظ الواجب ليعمل الحفظ التلقائي؟

الحفظ التلقائي لا يعمل على أي ملف. تشترط مايكروسوفت أن يكون الملف مخزناً في ون درايف أو شيربوينت أونلاين، وأن يكون التطبيق إصداراً حديثاً من وورد أو إكسل أو باوربوينت.¹ الملفات القديمة بصيغة doc أو xls أو ppt لا تدعمه، والملف المحفوظ على الجهاز فقط لا يدعمه كذلك.

1. سجّل الدخول بالحساب الصحيح

   افتح وورد، واختر الحساب الذي ترخصه جامعتك أو حسابك الذي تدرس به، ولا تنتقل بين حسابين في الفصل نفسه.

2. أنشئ المستند داخل ون درايف

   اختر حفظ في ون درايف عند أول حفظ، وسمّه باسم المقرر والتاريخ لا "مستند1".

3. انظر إلى مفتاح الحفظ التلقائي

   يظهر في شريط العنوان، وهو مفعّل افتراضياً للملفات المؤهلة. إذا كان مطفأ فشغّله.¹

4. تأكد أن المزامنة تعمل

   إذا كانت مزامنة ون درايف متوقفة فالحفظ التلقائي متوقف معها.¹

كيف أسترجع نسخة سابقة من واجبي؟

يسجل أوفيس إصدارات من ملفك أثناء العمل، وتشير مايكروسوفت إلى أن إصداراً جديداً يضاف تقريباً كل عشر دقائق خلال الجلسة.¹ وإذا أفسدت شيئاً فيمكنك فتح سجل الإصدارات واختيار الإصدار الذي تريده.² والاسترجاع لا يمسح الإصدار الحالي، فيبقى متاحاً في السجل ويصير الإصدار المسترجع هو الحالي.²

1. افتح الملف وانظر إلى القائمة

   في وورد على سطح المكتب اختر ملف ثم معلومات، أو اضغط على اسم الملف في أعلى النافذة، ثم سجل الإصدارات.²

2. اختر إصداراً حسب وقته

   افتح الإصدارات واحداً واحداً. المعاينة تعرض لك المحتوى دون أن تغيّر ملفك.

3. استرجع الإصدار الذي يحتوي ما فقدته

   اضغط استرجاع. وإن كنت تخشى أن تخسر ما كتبته بعده، فانسخ ما تحتاجه إلى ملف ثانٍ قبل الاسترجاع.

4. افتح ون درايف على الويب إن لم يظهر السجل

   انقر بالزر الأيمن على الملف واختر سجل الإصدارات.²

وإن كنت تستعمل مستندات جوجل في بعض مقرراتك فالفكرة نفسها: يحتفظ مستندات جوجل بسجل لتغييرات الملف تستطيع مراجعته والرجوع إليه.⁴ اختر أداة واحدة للواجب الواحد، ولا تنقل المستند بين التطبيقين في آخر يوم لأن التنسيق يتغير.

متى أحتفظ بنسخة قبل التعديل؟

الحفظ التلقائي يحفظ كل تعديلك فوراً، وهذا يعني أنه يحفظ الخطأ أيضاً. لذلك توصي مايكروسوفت بخيار حفظ نسخة قبل أن تجرب تعديلاً كبيراً وتريد الإبقاء على الأصل كما هو.¹ استعمله قبل أن تعيد ترتيب التقرير أو تدمج ملف زميل أو تجرب تنسيق الجامعة. ثم سمِّ النسخة باسم يدل على مرحلتها، مثل "قبل الدمج".

مثال: تقرير مختبر من الصفر إلى التسليم

هذا مثال افتراضي لا حالة حقيقية. ينشئ طالب تقرير الكيمياء داخل ون درايف باسم "كيمياء، تقرير 2". يكتب المقدمة والطريقة، ثم يرسل الرابط لزميله ليضيف النتائج. يغير الزميل الجدول بالخطأ، فيفتح الطالب سجل الإصدارات ويعاين نسخة الأمس ويسترجعها. قبل التسليم يحفظ نسخة باسم "نهائي قبل المراجعة" ثم يحوّل الملف إلى PDF.

وللتنسيق قبل التسليم راجع الوورد للطلاب: الفهرس والترقيم، وللمراجع المراجع في وورد، وإذا كنتم أكثر من شخص فاقرأ مراجعة العمل الجماعي في وورد بالتعليقات.

هل وورد اون لاين مجاني وكيف أعمل مع زميل على الملف؟

شارك الملف بالرابط من ون درايف واختر صلاحية التحرير لمن يكتب معك، والعرض فقط لمن يراجع. وتذكر مايكروسوفت أن إيقاف الحفظ التلقائي قد يجعل التحرير المشترك أقل كفاءة ويزيد التعارضات.¹ فاتفقوا على أن كل واحد يكتب قسماً بعينه ثم يراجع الآخر، ولا تعدلوا الفقرة نفسها في اللحظة نفسها.

وفي الواجبات التي تحتاج جداول ورسوماً اقرأ الأوفيس للطلاب: تقرير استبيان ففيه مثال مختلف يبدأ من إكسل ثم ينتقل إلى وورد وباوربوينت. ولا تنس أن تعلم مشرف المقرر بالأداة التي تسلّم بها إذا اشترط صيغة معينة، فبعض المقررات تطلب PDF وبعضها يقبل ملف وورد.

قبل التسليم النهائي افتح الملف على جهاز آخر أو من المتصفح للتأكد أن الخطوط والجداول لم تتغير. هذه دقيقتان تكشفان مشكلات التنسيق التي لا تظهر على جهازك. ثم صدّر نسخة PDF واحتفظ بها مع الأصل، فإذا حدث خلل في الرفع أو في بوابة التسليم عندك نسخة جاهزة بالساعة والدقيقة.

ما الخطأ الذي يتكرر مع أوفيس 365؟

أن يفتح الطالب مرفق البريد مباشرة ويعدل عليه ويغلق. يحفظ الملف أحياناً في مجلد التنزيلات المؤقت، فلا يجده في المساء. احفظ الملف في ون درايف أولاً ثم افتحه من هناك. وخطأ آخر أن يعمل بحسابين فلا يعرف أين ملفه. وثالث أن يتجاهل الإشعار الذي يقول إن المزامنة متوقفة.

وإن ظهر لك أن الحفظ التلقائي مطفأ على ملف معين، فالإعداد يبقى مطفأً لذلك الملف عند إعادة فتحه، فأعد تشغيله بنفسك.¹ وإذا أردت تغيير الإعداد العام فاذهب إلى خيارات الحفظ في وورد على الويندوز.¹