إعداد فريق تسوى التحريري، من المصادر الرسمية المذكورة في آخر الدليل. كيف نكتب أدلتنا
عاد التقرير إلى الفريق وفي هامشه عشرون تعليقاً: غير واضح، أعد الصياغة، راجع المصدر. يعرف الكاتب أن هناك مشكلة، لكنه لا يعرف هل المطلوب تعريف مصطلح أم حذف ادعاء أم إضافة دليل. فتبدأ محادثة جديدة خارج الملف وتضيع بعض القرارات. تعليقات وورد تصبح مفيدة حين تحتوي على طلب يستطيع شخص آخر تنفيذه وفحصه.
ما الذي تراجعونه في هذه الجولة؟
الجولة الأولى لفحص الفكرة والبيانات، والثانية للترابط والصياغة، والثالثة للتنسيق والتصدير. هذا ترتيب مقترح؛ قد يختلف بحسب قرب التسليم. الفكرة أن مراجعة المسافات والخطوط لا تسبق قرار حذف فصل كامل. اتفقوا على وقت تتوقف فيه التغييرات الواسعة، وعلى الشخص الذي يحسم اختلاف المراجعين بالرجوع إلى تعليمات المقرر.
| المسؤولية | سؤال المراجع | مخرج المراجعة |
|---|---|---|
| الأدلة | هل يدعم المصدر هذا الادعاء؟ | تعليق يحدد الادعاء والمرجع المطلوب |
| المنطق | هل النتيجة تجيب سؤال البحث؟ | طلب توضيح العلاقة أو حدود الاستنتاج |
| اللغة | هل الجملة مفهومة ودقيقة؟ | اقتراح صياغة مع الحفاظ على المعنى |
| التسليم | هل الملف يطابق المطلوب؟ | فحص الاسم والملاحق والتصدير |
إذا كان الفريق يراجع نسخة محلية مرسلة بالبريد، سمّوا النسخ وأوضحوا من سيدمجها. أما المستند المشترك فيقلل تبادل المرفقات، لكنه لا يلغي الحاجة إلى الاتفاق على من يعتمد التعديلات. افحصوا أن الجميع يفتح الملف نفسه وأن صلاحياتهم مناسبة قبل بدء جولة المراجعة.
كيف تكتب تعليقاً يستطيع الكاتب تنفيذه؟
- حدد المقطع
ظلّل العبارة أو ضع المؤشر عند الموضع المقصود، ثم أضف تعليقاً من تبويب المراجعة.1
- صف المشكلة
اكتب ما الذي يمنع الفهم أو التحقق. «غير واضح» وحدها لا تحدد المشكلة.
- اطلب نتيجة
مثلاً: عرّف المقصود بالاستجابة المكتملة، ثم اذكر هل استبعدت الإجابات الجزئية.
- انشر وراجع الحل
انشر التعليق، ثم ارجع بعد التعديل وافتح النص نفسه. في التعليقات الحديثة توجد خطوة نشر مستقلة.1
مثال افتراضي من تقرير استبيان: العبارة «معظم المشاركين يفضلون التعلم عن بعد» لا توضح العدد أو السؤال المستخدم. تعليق قابل للتنفيذ يقول: «أضف عدد الموافقين من إجمالي الإجابات الصالحة، واربط النتيجة بالسؤال الخامس؛ تجنب تعميمها على طلاب الجامعة كلهم». هكذا يعرف الكاتب ما الذي يجمعه وما الحد الذي يحافظ عليه، دون أن يخمن نية المراجع.
مثال آخر في تقرير برمجي: بدلاً من «اشرح الاختبار»، اكتب «اذكر مدخل الاختبار والنتيجة المتوقعة والنتيجة الفعلية في هذه الفقرة؛ الصورة وحدها لا تبيّن سبب اعتبار الحالة ناجحة». لا تخترع النتيجة نيابة عن الكاتب. اطلب الدليل الناقص، واترك الحكم مرتبطاً بما نفّذه الفريق فعلاً.
متى تستخدم التعليق ومتى تتعقب التغيير؟
تفرّق Microsoft بين التعليقات المرتبطة بموضع في المستند والتغييرات المتعقبة التي تقترح تعديلاً مباشراً للنص.2 استخدم التعليق عندما تحتاج تفسيراً أو قراراً. واقترح التغيير النصي عندما تكون الصياغة البديلة واضحة ويستطيع صاحب النص قبولها أو رفضها. لا تحوّل كل فاصلة إلى نقاش طويل، ولا تغيّر معنى النتيجة صامتاً.
قبل قبول تعديلات كثيرة دفعة واحدة، راجعوا الأجزاء التي تتضمن أرقاماً أو مصطلحات أو استنتاجات. تصحيح لغوي يبدو صغيراً قد يبدل معنى «يرتبط» إلى «يسبب». لهذا يجب أن يراجع صاحب التحليل التعديلات العلمية، حتى لو تولى شخص آخر تحسين اللغة. لا تقبلوا كل التغييرات لمجرد التخلص من العلامات الملونة.
كيف تظهر التعليقات في الوورد؟
في التعليقات الحديثة، افتح خيارات إظهار التعليقات في تبويب المراجعة، واختر عرض القائمة لرؤية النقاشات النشطة والمحلولة معاً. إذا لم تجد تعليقاً جديداً، تحقق أن كاتبه نشره وأنكما تفتحان الملف نفسه.1
حلّ التعليق بعد التحقق
ليكن الرد مختصراً ومفيداً: «أضفت تعريف العينة في بداية القسم وربطت الجدول بها». يفتح المراجع الموضع ويتأكد ثم يغلق النقاش. إذا لم يُقبل الطلب، اكتبوا السبب وما القرار المتفق عليه. حلّ التعليق لا يعني أن المراجع كان مخطئاً ولا أن الكاتب فاز؛ إنه يعني أن الفريق اتخذ قراراً يمكن تتبعه.
إذا عاد الخطأ بعد تعديل لاحق، يمكن إعادة فتح النقاش بحسب أدوات نسختك. توضح Microsoft طريقة التعامل مع التعليقات المحلولة في عرض القائمة.1 لا تنشئ سلسلة جديدة بلا حاجة، فالسلسلة القديمة تحتوي سبب القرار. وفي المقابل، لا تجمع خمس مشكلات مختلفة في تعليق واحد؛ قد يحل الكاتب اثنتين وينسى البقية.
راجعوا إمكانية الوصول والنسخة المسلّمة
لا تجعلوا لون التعليق وحده رمزاً للمسؤول أو درجة الاستعجال. اكتبوا المعنى نصاً، واستخدموا عبارات مباشرة. توفر Microsoft إرشادات للتعامل مع التعليقات باستخدام قارئ الشاشة، بما في ذلك الإضافة والقراءة والحذف.3 إذا كان أحد أعضاء الفريق يعتمد لوحة المفاتيح أو قارئ الشاشة، جرّبوا معه طريقة المراجعة بدلاً من افتراض أن الهامش المرئي مناسب للجميع.
قبل التسليم، راجعوا ما إذا كانت تعليمات المقرر تطلب نسخة نظيفة أو نسخة تظهر التعديلات. افتحوا الملف أو PDF الذي سترفعونه وافحصوا ظهور التعليقات والعلامات فعلياً. لا تعتمدوا على ما اختفى من عرض التحرير وحده. يساعدكم تنسيق البحث في وورد، وتنسيق جداول التقرير، وإدارة نسخ المشروع على إكمال هذه الجولة.
في التقارير العربية، اتركوا المصطلح الفني كما اتفق الفريق عليه أثناء مراجعة اللغة. إذا ظهرت ثلاث ترجمات للمصطلح نفسه، افتحوا ملاحظة واحدة تطلب توحيده مع ذكر المواقع، ثم ابحثوا في التقرير كله بعد القرار. لا تجعلوا كل مراجع يفرض ترجمته على القسم الذي يقرأه. ويمكن كتابة قائمة مصطلحات قصيرة داخل مواد المشروع إذا كان الموضوع يحتاجها فعلاً. راجعوا أيضاً أسماء المتغيرات التي تظهر في النص والجداول؛ تغيير الاسم في فقرة واحدة دون الجدول يربك القارئ حتى لو كانت الصياغة الجديدة أجمل. هذا النوع من الاتساق يحتاج مسؤولاً يمر على الملف كاملاً بعد انتهاء مراجعات الأقسام، وليس عشرات التصحيحات المنفصلة التي لا يجمعها قرار.
يوصي مركز الكتابة في جامعة ويسكونسن ماديسون بقراءة المسودة كاملة قبل التعليق، والبدء بالمشكلات الكبيرة ثم الانتقال إلى التفاصيل الصغيرة، مع شرح أسباب الاقتراحات.4 طبّق ذلك بقراءة سريعة للتقرير قبل مراجعة القسم المكلف به، حتى لا تقترح تعريفاً موجوداً بالفعل في مكان آخر.
