الجداول المحورية في الاكسل: لخّص مئات الصفوف في دقيقة

إعداد فريق تسوى التحريري، من المصادر الرسمية المذكورة في آخر الدليل. كيف نكتب أدلتنا

الجداول المحورية في الاكسل (PivotTable) هي أسرع طريقة لتحويل جدول طويل من الردود أو المصاريف أو النتائج إلى ملخص واضح تفهمه بنظرة. بدلاً من كتابة عشرات الدوال الشرطية، تسحب الحقول بالفأرة ويحسب Excel المجاميع والأعداد والنسب لك. هذا الدليل يشرح الطريقة الرسمية من مايكروسوفت خطوة بخطوة، ثم يطبقها على مثالين يحتاجهما أغلب الطلاب: تحليل استبانة مشروع أو بحث، وتلخيص مصاريف الشهر.

متى تستخدم الجدول المحوري؟

استخدمه عندما يكون عندك جدول فيه صف لكل حالة، وتريد أن تسأل أسئلة مثل: كم رداً جاء من كل كلية؟ ما متوسط الرضا حسب السنة الدراسية؟ كم صرفت على كل فئة في كل شهر؟ هذه أسئلة تلخيص، والجدول المحوري مصمم لها. أما إذا كنت تريد حساب قيمة واحدة في خلية واحدة، فالدوال العادية في دوال الاكسل الاساسية أبسط.

جهّز البيانات قبل أي شيء

نصف مشاكل الجداول المحورية تأتي من بيانات غير مرتبة. نصائح مايكروسوفت لتجهيز المصدر:

• صف عناوين واحد فقط في الأعلى، وكل عنوان فريد وغير فارغ. لا تستخدم خلايا مدمجة ولا صفين للعناوين.
• رتّب البيانات في أعمدة لا في صفوف: كل سؤال أو صفة في عمود، وكل رد أو حالة في صف.
• اجعل نوع البيانات في كل عمود ثابتاً: أرقام فقط في عمود الأرقام، وتواريخ فقط في عمود التواريخ.
• تجنب الصفوف والأعمدة الفارغة داخل البيانات.
• حوّل المصدر إلى جدول Excel، فتدخل الصفوف والأعمدة الجديدة تلقائياً عند التحديث.

أنشئ الجدول المحوري

1. حدد البيانات

   اضغط داخل جدول البيانات أو حدد الخلايا التي تريد تحليلها.

2. أدرج الجدول

   من القائمة Insert اختر PivotTable.

3. اختر المكان

   اختر New Worksheet لورقة جديدة، أو Existing Worksheet لمكان تحدده، ثم OK.

4. أضف الحقول

   في لوحة PivotTable Fields علّم الحقول التي تريدها. حسب مايكروسوفت تذهب الحقول النصية إلى Rows، والتواريخ والأوقات إلى Columns، والأرقام إلى Values.

5. رتّب بالسحب

   اسحب أي حقل إلى منطقة أخرى لتغيير شكل الملخص، أو أزل العلامة عنه لحذفه.

وفي Excel على الويب الطريقة قريبة: حدد الجدول أو النطاق، ثم Insert ثم PivotTable، واختر Create your own أو أحد التصاميم المقترحة، ثم حدد المكان.

الجداول المحورية المقترحة

إذا لم تعرف من أين تبدأ، اضغط على خلية داخل البيانات ثم Insert ثم Recommended PivotTable، واختر الشكل الأقرب لسؤالك ثم OK، فينشئه Excel في ورقة جديدة. حسب مايكروسوفت هذه الميزة متاحة لمشتركي Microsoft 365. وبعد إنشائه تقدر تعدّل الحقول كما تريد.

غيّر الجمع إلى عدّ أو متوسط أو نسبة

عندما تضع حقلاً رقمياً في Values يجمعه Excel افتراضياً بـ SUM. وإذا قرأ البيانات كنص فسيعدّها بـ COUNT. لتغيير ذلك افتح إعدادات الحقل (Value Field Settings على Windows أو Field Settings على Mac) واختر الحساب من Summarize Values By، مثل Average للمتوسط أو Count للعدد.

ومن نفس النافذة يوجد Show Values As، ومنه تعرض النتيجة كنسبة مثل % of Grand Total. هذا مفيد جداً في الاستبانات، لأن الدكتور غالباً يسأل عن النسبة لا عن العدد.

مثال كامل: تحليل استبانة مشروع التخرج

لنفترض أنك جمعت 300 رد في استبانة فيها: الكلية، والسنة الدراسية، والجنس، ودرجة الرضا من 1 إلى 5.

1. كم رداً من كل كلية

   اسحب الكلية إلى Rows، ثم اسحب الكلية مرة ثانية إلى Values. لأنها نص سيعدّها Excel، فتحصل على عدد الردود لكل كلية.

2. حوّل العدد إلى نسبة

   افتح إعدادات حقل القيم واختر من Show Values As خيار % of Grand Total، فترى نسبة كل كلية من مجموع العينة.

3. متوسط الرضا حسب السنة

   في جدول محوري ثانٍ اسحب السنة الدراسية إلى Rows ودرجة الرضا إلى Values، ثم غيّر Summarize Values By إلى Average.

4. قارن بين فئتين

   اسحب الجنس إلى Columns في نفس الجدول، فيظهر متوسط الرضا لكل سنة مقسماً على الفئتين.

5. لوّن الأنماط

   حدد القيم واستخدم Conditional Formatting بمقياس ألوان، فتظهر الخلايا الأعلى والأقل بوضوح. حسب مايكروسوفت يعمل التنسيق الشرطي على الجدول المحوري في Excel لـ Windows.

هذه الجداول الثلاثة تكفي غالباً لقسم النتائج الوصفية في أي بحث طلابي. انقلها إلى البحث كجداول مرقمة، واكتب تحت كل جدول جملتين تشرح أهم ما فيه. وتفاصيل كتابة قسم النتائج في كيف تكتب بحث علمي.

قبل أن تنقل الجدول إلى البحث

• أعد تسمية العناوين التي يكتبها Excel تلقائياً مثل Sum of أو Count of إلى أسماء مفهومة بالعربية.
• اذكر حجم العينة تحت كل جدول، لأن النسبة بدون العدد الكلي لا تكفي القارئ.
• رتّب الصفوف من الأكبر إلى الأصغر حتى يظهر الأهم أولاً.
• قرّب المتوسطات والنسب إلى رقم أو رقمين بعد الفاصلة، ووحّد ذلك في كل الجداول.
• لا تضع كل شيء في جدول واحد ضخم. ثلاثة جداول صغيرة يجيب كل منها عن سؤال واحد أوضح للدكتور وللجنة.

مثال ثانٍ: مصاريف كل فئة في كل شهر

1. سجّل المصاريف

   جدول بأعمدة: التاريخ، والفئة، والمبلغ. صف لكل عملية شراء.

2. أنشئ الجدول المحوري

   Insert ثم PivotTable ثم New Worksheet.

3. ضع الفئات والأشهر

   اسحب الفئة إلى Rows والتاريخ إلى Columns، والمبلغ إلى Values فيُجمع تلقائياً.

4. اقرأ النتيجة

   كل صف فئة وكل عمود فترة، وفي الطرف المجموع الكلي. هنا تعرف أين يذهب مالك فعلاً.

ومن هذا الملخص تقدر تنشئ رسماً بيانياً عمودياً يقارن الفئات بين الأشهر، كما في رسم بياني في الاكسل. ولترتيب ميزانية كاملة اقرأ ميزانية الطالب.

تحديث الجدول بعد إضافة بيانات

الجدول المحوري لا يتحدث وحده عندما تضيف ردوداً جديدة. لتحديث جدول واحد اضغط عليه بالزر الأيمن واختر Refresh. ولتحديث كل الجداول المحورية في الملف، اضغط داخل أي منها ثم PivotTable Analyze، ثم السهم تحت Refresh، ثم Refresh All. ولأنك حوّلت المصدر إلى جدول Excel، ستدخل الصفوف الجديدة في التحديث تلقائياً.

مشاكل شائعة

وإذا كانت بياناتك معقدة أو متداخلة، تقترح مايكروسوفت استخدام Power Query لإعادة تشكيلها قبل الجدول المحوري، مثل تحويل أعمدة كثيرة إلى صفوف.

عندي بيانات استبانة في Excel بهذه الأعمدة: [اكتب أسماء الأعمدة]. سؤال بحثي هو [السؤال]. اقترح لي ثلاثة جداول محورية: ما الذي أضعه في Rows وColumns وValues في كل جدول، وهل أستخدم Sum أو Count أو Average أو % of Grand Total، ولماذا.

لربط بيانات من جدولين قبل التلخيص استخدم دالة vlookup وXLOOKUP. وللحصول على Excel مجاناً بإيميلك الجامعي اقرأ اوفيس للطلاب.

• WPS أوفيس: WPS أوفيس تقدّم WPS أوفيس مجانًا لطلاب الجامعات في السعودية.
• نوشن: نوشن تقدّم باقة نوشن للتعليم للطلاب لطلاب الجامعات في السعودية مجاناً.
• جوجل للذكاء الاصطناعي: جوجل للذكاء الاصطناعي تقدّم Google AI Plus مجانًا لمدة سنة لطلاب الجامعات في السعودية.