إعداد فريق تسوى التحريري، من المصادر الرسمية المذكورة في آخر الدليل. كيف نكتب أدلتنا
قدّم طالب هندسة في الرياض على تدريب تعاوني في أول الفصل، ثم صار يفتح بريده كل ساعتين. مرّ أسبوع، وقرر أن يكتب رسالة من أربع فقرات يشرح فيها لماذا يستحق القبول. هذا مثال متخيل، لكنه يحدث كثيراً، والرسالة الطويلة نادراً ما تُقرأ حتى آخرها. المتابعة الجيدة ليست دفاعاً عن الطلب، هي سؤال قصير عن مكانه.
متى أتابع طلب التدريب التعاوني؟
يقترح دليل جامعة بيرديو للكتابة المهنية أن تنتظر نحو أسبوعين بعد إرسال سيرتك ورسالة التقديم، ثم تراسل جهة العمل إن لم يصلك شيء.1 اجعل هذا رقماً مبدئياً لا قانوناً. بعض الشركات الكبيرة تفتح التقديم لأسابيع ثم تراجع الطلبات دفعة واحدة، فإن كان موقع الجهة يذكر أن المراجعة بعد إغلاق التقديم، فانتظر الإغلاق أولاً. وتقديم الجهات الحكومية والمؤسسات الكبرى يمر عادة عبر نموذج إلكتروني، وهذا ينطبق على صفحة وظائف شركة الإلكترونيات المتقدمة التي تطلب بياناتك ونوع التدريب ومدته في نموذج واحد.2
قبل أن تكتب، افتح تأكيد التقديم إن وصلك، واقرأ البريد الذي يضم الرد الآلي. كثير من أسئلة المتابعة جوابها في ذلك البريد: «ستتم مراجعة الطلبات خلال كذا». إن وجدت المدة هناك فاحترمها.
كيف أكتب رسالة متابعة مهنية؟
تنصح مصادر الكتابة المهنية بأن تبدأ بالتأكد من وصول مستنداتك، ثم تسأل إن كانوا قد راجعوها وهل تُجدول مقابلات.1 ومن هنا تأتي بنية الرسالة.
- السطر الأول: من أنت
اسمك وتخصصك وجامعتك، وأي طلب قدمته ومتى. «قدمت يوم الأحد على برنامج التدريب التعاوني» أوضح من «قدمت منذ مدة».
- السطر الثاني: سؤال واحد
«هل وصلكم طلبي؟ وهل تستطيعون إخباري بالموعد المتوقع لمراجعة الطلبات؟» لا تسأل عن النتيجة نفسها.
- السطر الثالث: عرض خدمة
أرفق السيرة مرة ثانية أو اعرض إرسال أي مستند ناقص. هذا يوفر عليهم خطوة.
- الموضوع واضح
«متابعة طلب التدريب التعاوني، اسمك، التخصص». من يفتح عشرات الرسائل يقرأ الموضوع قبل أي شيء.
- راجع قبل الإرسال
اقرأ الاسم والبريد والتاريخ. خطأ في اسم الشركة أسوأ من التأخر أسبوعاً.
هذا نموذج مثال يناسب بريداً رسمياً: «السلام عليكم، أنا [الاسم]، طالب [التخصص] في [الجامعة]. قدمت يوم [اليوم] على برنامج التدريب التعاوني، وأرفقت سيرتي. أود التأكد من وصول الطلب، ومعرفة الموعد المتوقع لمراجعة الطلبات. إن كان ينقصكم أي مستند فسأرسله فوراً. شكراً لوقتكم.»
عدّل الكلمات التي بين الأقواس، وحوّل النبرة إلى الإنجليزية إن كان الطلب بالإنجليزية. ولا تنقل النص كما هو إلى عشر جهات دون تغيير أسماء الشركات.
ماذا أفعل إذا لم يصلني رد؟
أرسل متابعة ثانية بعد أسبوع، أقصر من الأولى، وبالموضوع نفسه حتى تتجمع الرسائل في سلسلة واحدة. إن لم يأتك رد بعدها فاعتبر أن هذه الجهة بطيئة أو مغلقة، ولا تعتبر ذلك حكماً عليك. أبقِ طلبك قائماً، لكن قدّم في جهات أخرى بالتوازي، ومنها ما ذكرنا في دليل التدريب التعاوني في السعودية ودليل التدريب الصيفي.
| الحالة | ماذا تفعل | متى |
|---|---|---|
| لا رد آلي ولا رد بشري | متابعة أولى من ثلاثة أسطر | بعد نحو أسبوعين من التقديم |
| رد آلي يذكر مدة المراجعة | انتظر المدة المذكورة | حتى انتهائها |
| لا رد على المتابعة الأولى | متابعة ثانية أقصر | بعد أسبوع |
| لا رد بعد المتابعتين | قدّم في جهات أخرى ولا تلاحق | في اليوم نفسه |
| طلبوا مستنداً ناقصاً | أرسله في اليوم نفسه مع شكر قصير | فوراً |
الجدول تقريب لتفكيرك، والرقم الدقيق تحدده كل جهة في إعلانها. وإن ذكرت الجهة قناة معينة للمتابعة، فاستخدم هذه القناة وحدها.
هل أتصل بالشركة هاتفياً أم أكتب بريداً؟
اكتب بريداً أولاً. تذكر مصادر الكتابة المهنية أن الاتصال أو المراسلة بعد نحو عشرة أيام من الإرسال مقبول للتأكد من استلام المستندات.1 لكن كثيراً من الجهات تمنع الاتصال بفريق التوظيف وتطلب أن تمر المتابعة عبر البوابة. فإن لم يوجد رقم مخصص للمتقدمين في إعلان الجهة، فالبريد أو النموذج هو الباب الصحيح. وإن كنت تعرف شخصاً يعمل هناك، فاسأله هل المتابعة المباشرة مقبولة عندهم، ولا تطلب منه أن يتوسط لك قبل أن يعرفك.
ما الأخطاء التي تفسد المتابعة؟
الخطأ الأول كثرة الرسائل. رسالتان بينهما أسبوع تعبّر عن اهتمام، وخمس في يومين تعبّر عن ضغط. الثاني أن تكتب كأنك تعاتبهم، فعبارات مثل «لم تردوا على طلبي» تعطي عكس ما تريد. الثالث أن تكتب بنبرة المحادثة مع صديق، أو تستخدم الرموز التعبيرية في بريد رسمي. والرابع أن ترسل دون مرفقات، فيضطر القارئ إلى البحث عن طلبك القديم.
وهناك خطأ لا يلاحظه كثيرون: أن تتابع قبل أن تتأكد أن طلبك اكتمل أصلاً. افتح حسابك على بوابة التقديم، وانظر هل الحالة «مكتمل» أم «مسودة». كم من طالب انتظر شهراً على طلب لم يُرسل أبداً. تحقق أولاً، ثم راسل.
كيف أتابع بعد المقابلة؟
تختلف رسالة ما بعد المقابلة عن رسالة ما قبلها، فهي شكر قبل أن تكون سؤالاً. تذكر مصادر الكتابة المهنية أن رسالة الشكر بعد المقابلة تعبّر عن تقديرك لوقتهم، وتؤكد اهتمامك بالوظيفة، وتذكّرهم بمن أنت.1 اكتب سطرين: شكر على الوقت، وجملة تذكّرهم بنقطة ناقشتموها، كمهمة في المشروع أو سؤال طرحه المقابل. أرسلها في اليوم نفسه أو التالي. وللتحضير للمقابلة نفسها راجع دليل أسئلة المقابلة الشخصية.
وإن قال لك المقابل متى سيعلنون القرار، فلا تتابع قبل ذلك الموعد. اكتب في جدول خاص التاريخ الذي ذكروه، وراجعه بعد انقضائه بيوم أو يومين. هنا تصبح المتابعة سؤالاً مشروعاً: «ذكرتم أن القرار سيصدر قبل نهاية الشهر، فهل تغير الموعد؟».
كيف أنظم متابعاتي إذا قدمت على عدة جهات؟
افتح جدولاً بسيطاً من خمسة أعمدة: الجهة، تاريخ التقديم، قناة المتابعة، تاريخ المتابعة الأولى، الحالة. حين تقدم على سبع جهات تنسى أيها سألت، وتخلط بين أسمائها، وهذا يحدث لكل أحد. ضع تذكيراً على هاتفك بعد أسبوعين من كل تقديم، وبعد أسبوع من كل متابعة. هذه الدقائق القليلة تحميك من رسالة محرجة أرسلتها لجهة بالاسم الخطأ، ومن إهمال جهة كانت ستردّ.
