إعداد فريق تسوى التحريري، من المصادر الرسمية المذكورة في آخر الدليل. كيف نكتب أدلتنا
الاعتذار عن الفصل الدراسي إجراء يسمح لك بالتوقف عن فصل بدأته فعلاً دون أن تعد راسباً في مواده، بينما التأجيل يوقف دراستك قبل أن يبدأ الفصل. كثير من الطلاب يخلطون بين الاثنين، والفرق بينهما ليس شكلياً: أحدهما يحتسب من مدة دراستك والآخر لا يحتسب في كثير من الجامعات، ولكل منهما موعد وحد أقصى. في هذا الدليل نشرح الإجراءين كما تنظمهما اللائحة الموحدة، ونعطيك خطوات تقديم الطلب.
ماذا تقول اللائحة الموحدة؟
اللائحة المنظمة للدراسة والاختبارات للمرحلة الجامعية الصادرة عن مجلس شؤون الجامعات تنص على حكمين واضحين:
- الاعتذار: يجوز للطالب الاعتذار عن الاستمرار في الدراسة لفصل أو مستوى أو سنة كاملة دون أن يعد راسباً، إذا قدم عذراً تقبله الجهة التي يحددها مجلس الجامعة، ويحتسب الاعتذار ضمن المدة اللازمة لإنهاء متطلبات التخرج.
- التأجيل: يجوز للطالب التقدم بطلب تأجيل الدراسة لفصل أو مستوى أو سنة كاملة، لعذر تقبله الجهة التي يحددها مجلس الجامعة.
بعد ذلك تترك اللائحة الشروط والإجراءات للقواعد التنفيذية في كل جامعة، وهي التي تحدد المواعيد وعدد المرات. نص اللائحة مع قواعدها التنفيذية منشور في مواقع الجامعات، ومنها نسخة جامعة الجوف التي نستخدمها مثالاً هنا.
الفرق بين الاعتذار والتأجيل
| الاعتذار عن الفصل | تأجيل الدراسة | |
|---|---|---|
| متى يقدم | أثناء الفصل، قبل الاختبارات النهائية بمدة تحددها الجامعة | قبل بداية الدراسة في الفصل |
| أثره على المواد | يرصد تقدير ع أو W في المواد المسجلة | لا تسجل مواد في ذلك الفصل |
| هل يحتسب من مدة الدراسة؟ | نعم، بنص اللائحة | في جامعة الجوف مثلاً لا يحتسب |
| هل يعد رسوباً؟ | لا | لا |
مثال من القواعد التنفيذية
القواعد التنفيذية في جامعة الجوف تفصّل الإجراءين هكذا:
- الاعتذار عن الفصل يقدم عبر البوابة الإلكترونية إلى عميد الكلية قبل بداية الاختبارات النهائية بثلاثة أسابيع على الأقل.
- لا يجوز الاعتذار عن أكثر من ثلاثة فصول طوال بقاء الطالب في الجامعة، وتدخل فيها فصول التأجيل، ولا يسمح بالاعتذار عن ثلاثة فصول متتالية.
- التأجيل يقدم عبر البوابة قبل بداية الأسبوع الأول من الدراسة، وقبل فترة اعتماد مكافأة الطالب.
- لا تتجاوز مدة التأجيل فصلين متتاليين، أو ثلاثة فصول غير متتالية كحد أقصى طوال الدراسة، وتدخل فيها مرات الاعتذار. وطالب النظام السنوي يؤجل سنة واحدة كحد أقصى.
- لا تحتسب مدة التأجيل ضمن المدة اللازمة لإنهاء متطلبات التخرج.
- ينفذ الطلب خلال أسبوع عمل، ويجوز التراجع عنه خلال أسبوع من اعتماده.
- يجب على الطالب المؤجل التسجيل بعد انتهاء التأجيل، وإلا يعد منقطعاً.
هذه أرقام جامعة واحدة. جامعتك قد تضع مواعيد أو حدوداً مختلفة، فابحث عن "القواعد التنفيذية للائحة الدراسة والاختبارات" في موقعها، أو ابدأ من صفحتها على تسوى، مثل جامعة الملك عبدالعزيز وجامعة أم القرى.
حالات خاصة تستحق الانتباه
بعض الظروف لها أحكام مختلفة عن التأجيل العادي، وتتعامل معها الجامعات في قواعدها التنفيذية بتفصيل أكثر:
- الطالبة المرافقة لزوجها المبتعث أو لمن يعولها، والطالب المرافق لزوجته: في جامعة الجوف مثلاً يجوز إيقاف الوضع الأكاديمي (القبول أو التسجيل) مدة لا تتجاوز خمس سنوات، ويعود الطالب إلى وضعه السابق إذا لم تتغير خطته، وتعادل مواده إذا تغيرت.
- طالب النظام السنوي: الاعتذار والتأجيل عنده بالسنة وليس بالفصل، وفي جامعة الجوف لا يجوز إلا لسنة واحدة إلا باستثناء من اللجنة المختصة.
- الظروف القاهرة: القواعد التنفيذية تعطي لجاناً مختصة في الجامعة صلاحية الاستثناء من الضوابط في حالات الضرورة القصوى، فلا تيأس إذا فاتك الموعد لسبب قاهر، وقدّم طلبك مع المستندات.
وتذكر أن الاعتذار يدخل في المدة النظامية لتخرجك، واللائحة تفصل الطالب الذي لم ينه متطلبات التخرج خلال نصف مدة البرنامج فوق مدته الأصلية. فإذا اعتذرت أكثر من مرة، راجع كم بقي لك من المدة المتاحة قبل أن تقرر.
أيهما تختار؟
- إذا عرفت قبل بداية الفصل أنك لن تقدر تدرس (سفر، علاج، ظرف عائلي)، فالتأجيل غالباً أفضل لأنه يقدم قبل الدراسة، وفي جامعات كثيرة لا يحتسب من مدة دراستك.
- إذا بدأ الفصل ثم حصل ظرف طارئ، فالاعتذار هو الخيار المتاح، وقدمه قبل الموعد النهائي حتى لا ترصد عليك تقديرات رسوب.
- إذا كانت المشكلة في مادة أو مادتين فقط، ففكر في الانسحاب من المقرر بدلاً من الاعتذار عن الفصل كاملاً. التفاصيل في دليل الحذف والإضافة.
- إذا كنت تفكر في ترك الجامعة نهائياً أو التحويل، فاقرأ الانسحاب من الجامعة والتسجيل من جديد والتحويل بين الجامعات.
خطوات تقديم الطلب
- تأكد من الموعد
افتح التقويم الأكاديمي لجامعتك وحدد آخر يوم للتأجيل أو الاعتذار. المواعيد صارمة في الغالب.
- احسب رصيدك
راجع كم مرة أجلت أو اعتذرت سابقاً، لأن أغلب الجامعات تجمعهما في حد واحد.
- جهّز العذر
اللائحة تشترط عذراً تقبله الجهة المختصة. جهّز المستندات الداعمة مثل تقرير طبي أو خطاب رسمي إذا طلبتها جامعتك.
- قدّم من البوابة
أغلب الجامعات تستقبل الطلب إلكترونياً من بوابة الطالب، تحت خدمات مثل "طلب اعتذار" أو "طلب تأجيل".
- تابع حالة الطلب
تأكد أن الحركة اعتمدت فعلاً في النظام. في جامعة الجوف مثلاً الطالب مسؤول عن التأكد من قبول حركة التأجيل.
- اسأل عن المكافأة
شروط صرف المكافأة أثناء التأجيل والاعتذار تحددها جامعتك، فاسأل قبل التقديم.
- سجّل في الفصل التالي
بعد انتهاء التأجيل سجّل موادك في الموعد، وإلا قد يعد ذلك انقطاعاً عن الدراسة.
اكتب لي نص طلب اعتذار عن الفصل الدراسي [الفصل] موجه لعميد كلية [اسم الكلية]، بأسلوب رسمي مختصر. بياناتي: الاسم [الاسم]، الرقم الجامعي [الرقم]، التخصص [التخصص]. سبب الاعتذار: [اكتب السبب بإيجاز]. المرفقات: [مثال: تقرير طبي]. لا تتجاوز 120 كلمة، وأضف سطراً أطلب فيه إفادتي بأثر الاعتذار على المكافأة.
وقبل أن تقرر، احسب أثر الفصل على معدلك وخطتك من دليل حساب المعدل، فأحياناً يكون الاعتذار عن مادة واحدة كافياً. وإذا كان معدلك قريباً من حد الإنذار، فالاعتذار قبل الموعد قد يحميك من تقديرات رسوب تنزل بمعدلك، وهذا شرحناه في دليل الإنذار الأكاديمي.
باقي إجراءات الجامعة تجدها في قسم أنظمة الجامعة.
